Mailarchiv für Unternehmen – Sicher, DSGVO-konform und effizient
Unsere Lösung: Archivierung auf Basis der MailStore Technologie als Managed ServiceMit unserer Lösung auf Basis der MailStore-Technologie bieten wir Ihnen eine professionelle E-Mail-Archivierung als Managed Service – revisionssicher, gesetzeskonform und ohne eigene Hardware.
Ein strukturiertes E-Mail-Management ist entscheidend für die Sicherheit und Effizienz Ihres Unternehmens. Unsere leistungsstarke Archivierungslösung speichert alle E-Mails automatisch und verschlüsselt – wahlweise in der Mailarchiv-Cloud oder auf Ihrem eigenen Server.
Dank Microsoft Outlook-Integration und vollständiger Einhaltung der DSGVO- und GoBD-Vorgaben erfüllen Sie alle rechtlichen Anforderungen.
Sorgenfreie Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Mit unserer Managed Mailarchiv Lösung erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung geschäftlicher Mails. Unser Service ist nach IDW PS 880 zertifiziert und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen die DSGVO sowie die GoBD-Vorgaben einhält. So bleiben Ihre Daten jederzeit revisionssicher und rechtskonform archiviert.
Schutz vor Datenverlusten
Verhindern Sie Datenverluste durch die automatische Archivierung Ihrer gesamten E-Mail Kommunikation mit der bewährten MailStore Technologie. Selbst nach Jahren bleiben Ihre Mails und Anhänge jederzeit verfügbar, sodass Sie alle wichtigen Informationen langfristig sichern können.
Einfache und schnelle Suche
Durch die leistungsstarke Suchfunktion unserer Software finden Sie wichtige Mails und Dokumente innerhalb weniger Sekunden. Microsoft Outlook und das Web-Portal bieten intuitive Zugriffsoptionen auf Ihr Mailarchiv, sodass Sie relevante Daten jederzeit abrufen und wiederherstellen können.
Erfüllt DSVGO- und GoBD.
Langfristige Speicherung Ihrer E-Mails
Server Entlastung
Reduzierter Speicherbedarf um bis zu 70%
PST-Dateien eliminieren
Keine PST-Silos auf Benutzerrechnern mehr
Unterstützt Microsoft Outlook und MailStore
Höchste Datenschutzstandards
Verkürzte Backup- und Restore-Zeiten
Effizienter Mailarchiv Service
Archivieren Sie Ihre gesamte geschäftliche Mail-Kommunikation
Sorgen Sie für eine effiziente Verwaltung Ihrer E-Mail Kommunikation. Als MailStore Partner helfen wir Ihnen beim Organisieren, Schützen und schnellen Zugreifen auf wichtige Mails, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Ihre Daten stets griffbereit zu haben. Unsere Server Lösungen bieten Ihnen die Sicherheit und Zuverlässigkeit, die Ihr Unternehmen benötigt.
Die vollständige und revisionssicher Archivierung aller geschäftlichen Mails ist in Deutschland gesetzlich verpflichtend. Einmal archiviert, drüfen die -Mails nicht mehr verändert werden. Unser Mailarchiv erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, schützt vor Datenverlust und entlastet Ihre Server.
Wir gewährleisten ständige Verfügbarkeit und höchste Sicherheit Ihrer Daten. Unser Mailarchiv, basierend auf der Software MailStore, wird ausschließlich auf Servern in deutschen Rechenzentren betrieben und entspricht allen nationalen Datenschutzstandards.
Nutzen Sie einfach unsere 14 tägige kostenlose Testphase!
KITCs Managed Mailarchiv
So archivieren Sie Ihre E-Mails ab heute GoBD konform.
Schnelle Volltextsuche von E-Mails und Dateianhänge
Automatische Archivierung aller E-Mails
Microsoft Outlook Plugin und Web Portal Zugriff
Auf Basis von MailStore
Das Aufbewahrung der E-Mails in der E-Mail-Anwendung reicht nicht zur rechtskonformen Archivierung aus. Die E-Mail-Korrespondenz muss vor nicht nachvollziehbaren und unberechtigten Veränderungen des Inhalts geschützt werden.
Ihre Vorteile: Sicherheit, Compliance und einfache Verwaltung
- Rechtssichere Archivierung (GoBD-konform)
- Entlastung Ihres Mailservers
- Schnelle Suche in archivierten E-Mails
Kapazitätsoptimierung
Entdecken Sie unsere Mailarchiv-Pakete
Unsere Lösung: basierend auf der MailStore-Technologie als Managed Service
Managed E-Mail Archiv Service
KITCs Mailarchiv
- Monatlich kündbar
- Kostenlose Updates und Upgrades
- Backup-Services inklusive
- Bereitgestellte IT-Infrastruktur in der Cloud
- 10 GB Speicherplatz inklusive (jeder weitere 10-GB-Zeitraum: 1,00 €)
6,00 €*
Software-Lösung
MailStore Server Lizenz
- b 5 Benutzer
- 3 Jahre Aktualisierungsgarantie
- Eigenen Server erforderlich
- Funktioniert mit Microsoft 365
- Preisspanne ist variable je nach Staffelbepreisung
- Made in Germany
Preis auf Anfrage
*Preis pro Archiv (Benutzer) und Monat zzgl. MwSt, nur für Geschäftskunden, B2B und Selbstständigen.
Haben Sie Fragen zur E-Mail-Archivierung?
E Mail Archiv FAQ
Hier finden Sie Antworten auf die meistgestellten Fragen zu unserem Archiv Service. Haben Sie eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Dann kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter.
Wussten Sie schon?
- Die in Microsoft Outlook angebotene Archivierung ist keine rechtssichere und DSGVO konforme Archivierung.
- Gedruckte E-Mails gelten nicht als digitale Nachweise.
- Unternehmen müssen ihre geschäftliche E-Mail Kommunikation im Originalformat speichern, um steuerrechtliche Vorgaben zu erfüllen.
Was ist ein E-Mail-Archiv und warum brauche ich es?
Ein E-Mail-Archiv ist ein System zur sicheren und langfristigen Speicherung von E-Mails und ihren Anhängen. Sie benötigen ein E-Mail-Archiv, um Ihre E-Mail Kommunikation effizient zu organisieren, die Serverlast zu reduzieren und sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Zudem erleichtert es die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (DSGVO) und ermöglicht eine schnelle Wiederherstellung von E-Mails bei Bedarf. Mit der bewährten MailStore Software können Unternehmen ihre E-Mail-Archivierung effizient und reviciomssicher gestalten.
Ist E-Mail-Archivierung gesetzlich vorgeschrieben?
Ja, Unternehmen sind verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails gemäß den Anforderungen der GoBD und der DSGVO aufzubewahren. Diese Vorgaben verlangen eine revisionssichere Archivierung, die Manipulationen ausschließt und die Daten jederzeit verfügbar macht. Ohne ein professionelles Mailarchiv riskieren Unternehmen Bußgelder und rechtliche Konsequenzen.
Welche E-Mails sollten archiviert werden?
Grundsätzlich sollten alle geschäftsrelevanten E-Mails archiviert werden. Dazu gehören E-Mails, die steuerliche, rechtliche oder unternehmensinterne Informationen enthalten. Dazu zählen Bestellungen, Verträge, Rechnungen, Geschäftsvereinbarungen und andere Korrespondenzen, die als Nachweis für geschäftliche Transaktionen dienen könnten. Unsere Partner unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen Software und Server Lösungen für Ihre E-Mail-Archivierung.
Wie hilft ein E-Mail-Archiv bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben?
E-Mail-Archivierungslösungen unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, indem es E-Mails manipulationssicher und im Originalformat speichert. Dadurch erfüllen Sie Anforderungen wie die der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Das Archiv stellt sicher, dass alle relevanten E-Mails über den vorgeschriebenen Zeitraum hinweg verfügbar und unverändert sind. Unsere Cloud basierten Lösungen bieten zusätzliche Sicherheit und Flexibilität.
Wie lange sollten E-Mails im Archiv aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen für E-Mails richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. In Deutschland müssen geschäftsrelevante E-Mails, die steuerrechtlich relevant sind, in der Regel 6 bis 10 Jahre aufbewahrt werden. Es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche und Rechtslage zu berücksichtigen. Unsere Cloud- und Serverlösungen bieten Ihnen die Flexibilität, Ihre E-Mails sicher und langfristig zu archivieren.
Was passiert mit den archivierten E-Mails, wenn ich den Anbieter wechsle?
Wenn Sie den Anbieter wechseln, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr neuer Anbieter eine Möglichkeit zur Migration der archivierten E-Mails anbietet. In der Regel können archivierte E-Mails exportiert und in das System des neuen Anbieters importiert werden. Es ist ratsam, sich vor dem Wechsel über die Kompatibilität und die unterstützten Formate zu informieren, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Unsere Partner bieten umfassende Unterstützung bei der Migration Ihrer E-Mail-Archivierung.
Wie funktioniert ein Mailarchiv?
Ein Mailarchiv speichert alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und revisionssicher in einem zentralen Archiv. Dadurch bleiben Nachrichten auch nach dem Löschen im Postfach vollständig erhalten. Moderne Lösungen wie MailStore ermöglichen eine effiziente Suche, schnelle Wiederherstellung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie DSGVO und GoBD.
Kurz gesagt: Ein Mailarchiv schützt vor Datenverlust, entlastet den Mailserver und sorgt für rechtssichere Archivierung.
Welche Vorteile bietet MailStore?
MailStore ist eine führende Lösung für E-Mail-Archivierung und bietet zahlreiche Vorteile:
- DSGVO- und GoBD-konform – rechtssichere Archivierung
- Entlastung des Mailservers – weniger Speicherbedarf
- Schnelle Suche – alle E-Mails in Sekunden finden
- Outlook-Integration – nahtlos in bestehende Systeme
- Cloud-Option – Archivierung im deutschen Rechenzentrum
- IDW PS 880 zertifiziert – höchste Sicherheitsstandards
Wir haben auch Fragen an Sie?
Wenn Ihr Unternehmen mit einem Lieferanten oder Kunden einen Rechtsstreit hat, werden Ihre E-Mails aus Ihrem Archiv als Beweismittel zugelassen?
Wenn Ihr Unternehmen jetzt eine Betriebsprüfung hat, wird Ihre aktuelle E-Mail-Archivierung dem Stand halten?
Der einfaches Weg zum rechtssicheren E-Mail-Archiv
Sichern Sie sich Ihre kostenlose 14-tägige Testphase!
Jetzt Ihre E-Mail-Archivierung mit KITCs optimieren! Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie mehr über unsere Lösungen für eine DSGVO-konforme Archivierung.
Rufen Sie uns an:
+49 2159 821 95 60
Schreiben Sie uns eine Mail:
info@klinnikow.de